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ARTÍCULO ORIGINAL

 

Biblioteca del Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas, Villa Clara: evaluación de su colección

 

Library of the Provincial Information Center of Medical Sciences, Villa Clara: an evaluation of its collection

 

 

Tania Morales Fernández1, Odalys Águila García2, Leidy Clavero Fleites3, Anamarys Diago Gómez4

1 Licenciada en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Máster en Nuevas Tecnologías para la Educación. Asistente. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara. Cuba.Correo electrónico: taniamf@infomed.sld.cu
2 Licenciada en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Máster en Nuevas Tecnologías para la Educación. Asistente. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara. Cuba.Correo electrónico: odalysag@infomed.sld.cu
3 Licenciada en Gestión de Información en Salud. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara. Cuba. Correo electrónico: leidycf@infomed.sld.cu
4 Licenciada en Gestión de Información en Salud. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara. Cuba. Correo electrónico: anamarysdg@infomed.sld.cu

 

 

RESUMEN

Fundamento: la evaluación de la colección bibliográfica representa uno de los elementos de mayor importancia dentro del proceso de desarrollo de las bibliotecas, para garantizar la satisfacción de las necesidades informativas de sus usuarios.
Objetivo: evaluar el estado actual de la colección bibliográfica que conforma la Biblioteca del Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara.
Métodos: se realizó una investigación documental en el período comprendido del 2010 al 2012; se emplearon métodos teóricos: histórico-lógico y analítico-sintético; y empíricos: el análisis documental, y la encuesta en forma de entrevista a informantes clave, para conocer su respaldo bibliográfico de las diferentes especialidades dentro del fondo documental.
Resultados: todas las especialidades están representadas dentro del fondo documental pero existen debilidades relacionadas con el cubrimiento, en relación con su desactualización; la composición temática fue evaluada de regular en seis especialidades, y una obtuvo la calificación de mal. La totalidad del fondo documental está debidamente procesado y es posible acceder a él mediante las bases de datos bibliográficas de referencia existentes.
Conclusiones: en la evaluación realizada constituye una fortaleza la composición temática, y son debilidades el nivel de desactualización, y el tamaño por diversas categorías. En general, ninguna especialidad fue evaluada de excelente, de acuerdo con los indicadores establecidos.

DeCS: Desarrollo de la colección de bibliotecas, indicadores bibliométricos

ABSTRACT

Background: collection evaluation represents one of the most important elements within the collection development process in libraries for satisfying user's information needs.
Objective: to evaluate the current state of the library collection that makes up the library at the Provincial Information Center of Medical Sciences in Villa Clara.
Methods: a documentary research was conducted in the period from 2010 to 2012 period; theoretical methods: historical-logical and analytic-synthetic; and empirical ones: documental analysis, and the survey as key informant interview, were used, mainly to know, the lines of research in each of the specialties and to assess the status of them on the documentary collection.
Results: all specialties are represented on the documentary collection but there are weaknesses related to informational coverage because information is outdated; the thematic composition was assessed regular in six specialties, and one of them was rated poorly. The entire documentary collection is duly processed and you may access to it through the existing bibliographic reference databases.
Conclusions: in the evaluation that was performed, thematic composition is a strength and the outdating level, and size for various categories, are weaknesses. In general, according to previously established indicators, any specialty was assessed as excellent.

MeSH: Library collection development, bibliometric indicators.

 

 

INTRODUCCION

Una buena biblioteca avanza a través de una colección cuidadosamente planificada. El desarrollo de su compilación, más que servicio, constituye la misión principal de estas instituciones; sin ello es como si no existiera.1

Uno de los aspectos que en materia de Bibliotecología consume un porcentaje muy elevado de los recursos económicos y humanos, y sin embargo, cuenta con pocos estudios al respecto, es «la colección y su desarrollo». Su importancia es evidente, si bien el crecimiento, desarrollo y mantenimiento de sus fondos no es el fin único de las bibliotecas, sí es cierto que hoy es un elemento imprescindible para que estas rentabilicen sus recursos de forma eficaz y eficiente.2

El término colecciones se utiliza para designar todos los procesos encaminados a crear y desarrollar fuentes de información que satisfagan las necesidades de los usuarios, mediante la elaboración de políticas, estudio y evaluación de lo ya existente, y la evaluación de fuentes internas y externas, para decidir con precisión y respaldo científico cuáles son las que se han de gestionar y el proceso de adquisición por las diferentes vías conocidas.3

Esta importante actividad comprende las siguientes etapas: análisis de los parámetros y prioridades de las necesidades de información detectadas, estudio de la adecuación de los fondos institucionales o del sistema para satisfacerlas; así como la identificación, evaluación, selección, adquisición, reproducción y distribución de los recursos de información requeridos. El desarrollo de colecciones es un proceso que se evalúa continuamente, y se realiza para identificar el grado de correspondencia existente entre los fondos de una institución de información y las necesidades de su comunidad de usuarios.4

La American Library Association, referenciada por Massisimo i Sánchez de Boado5 ha definido la evaluación de la colección "como el conjunto de estudios y operaciones que la biblioteca lleva a cabo para comprobar hasta qué punto la colección responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios". Esta definición pone el acento, más que en el valor de las colecciones en sí mismas, en su funcionalidad, entendida como el mayor o menor grado de adecuación a las necesidades de unos usuarios cuyos requerimientos de información se tienen previamente estudiados.

La evaluación de la colección tiene que ver con todos los elementos que configuran la información (materias, soportes, lengua, entre otros), puesto que todos influyen en la capacidad de responder o no a una determinada necesidad de información; asimismo tiene que ver con las características de cada documento concreto (contenido, edad, presentación, formato, etc.), pues cada uno de esos elementos introduce aspectos que matizan su utilidad y conveniencia reales para los usuarios.6

La autoevaluación de las bibliotecas, en general, y de las colecciones, en particular, debería empezar a ser una práctica sistemática en estos espacios, como una estrategia de apoyo a la búsqueda de la excelencia académica y científica de las instituciones a las que sirven.7

Un eficiente desarrollo de colecciones en las bibliotecas de las ciencias médicas debe estar guiado y regido por procedimientos. Se han tomado como referente, autores que proponen hacer énfasis en las necesidades informativas de los usuarios y su satisfacción.

Uno de los procesos fundamentales que se desarrollan en el Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara (CPICM-VC) es el desarrollo de colecciones, mediante el cual la biblioteca elige los documentos necesarios que la enriquecen, acorde con sus prioridades, objetivos, políticas de adquisición, tipo de usuarios y presupuesto asignado. Este proceso tiene como finalidad satisfacer la demanda de información de los usuarios, y por tanto, garantizar una eficaz gestión de colecciones.

La colección de la Biblioteca del CPICM-VC se compone por libros, revistas, CD-ROOM, tesis y materiales de apoyo, básicamente. Muchos de estos documentos garantizan el servicio de lectura en la sala general; también existe la sala de consulta y referencia, que atesora toda la literatura de referencia que se posee y que está conformada por varios ejemplares únicos.

La colección que conserva y aglutina la biblioteca abarca todas las áreas de las ciencias de la salud, lo mismo nacional que internacional. Como todas, tiene carencias en tamaño y actualización, lo que constituye el problema en la investigación que se propone. Por tanto, el objetivo es evaluar el estado actual de la colección de la Biblioteca del CPICM-VC a partir de indicadores elaborados para tal efecto.

 

MÉTODOS

Se desarrolló una investigación documental en el CPICM-VC en el período comprendido 2010-2012; su objeto de análisis fueron las fuentes de información existentes en la biblioteca de dicho centro, las cuales contribuyen a la formación de profesionales en las ciencias de la salud, y posibilitan el acceso de cualquier usuario que requiera de información científica especializada para su superación.

Durante el desarrollo de la investigación se aplicaron los siguientes métodos:

Del nivel teórico: histórico-lógico, su aplicación permitió estudiar la evolución histórica que ha tenido el proceso de desarrollo de colecciones y los principales criterios sobre la metodología, normas y política que rigen la actividad objeto de la investigación, y analítico-sintético, durante todo el proceso investigativo para procesar la información relacionada con las fuentes teóricas sobre los nuevos enfoques y concepciones del proceso de desarrollo de colecciones.

Del nivel empírico: análisis documental, posibilitó acopiar la información necesaria para la evaluación de los indicadores propuestos; y la encuesta en forma de entrevista a informantes clave, considerados como tales, los especialistas y jefes de servicio de las 43 especialidades médicas evaluadas, para conocer su respaldo bibliográfico dentro del fondo documental.

La metodología utilizada para evaluar la colección constituye un aporte concreto aplicable a las bibliotecas médicas, y contribuye a la mejora de los instrumentos de diagnóstico y apoyo para la toma de decisiones, posibilita conocer el tamaño absoluto de la colección, así como el desglose de las especialidades por temáticas previa consulta de especialistas.

La colección fue evaluada según los siguientes indicadores elaborados a partir de la metodología propuesta por Lancaster, referenciado por Sánchez Vignau, 8 los cuales fueron operacionalizados para poder medir en qué estado se encuentra la colección:

  • Cubrimiento: medida en que la composición temática, idiomática y por fecha de publicación, ofrece cobertura total o parcial para satisfacer las necesidades de los usuarios.
  • Accesibilidad: facilidad o dificultad para utilizar las colecciones que se encuentran en el fondo documental. La accesibilidad puede ser física o intelectual. En el primero de los casos se ajusta a la localización física de la colección, en tanto la segunda tiene que ver con los resultados del procesamiento del documento, que facilitan o entorpecen la recuperación del documento.
  • Tamaño por diversas categorías: este indicador también evalúa la colección de documentos disponibles en el fondo documental solo que los relaciona con tipo de documento y temática.

 

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

De la aplicación de los indicadores se obtuvieron los siguientes resultados:

  • De las 43 especialidades evaluadas, solo 8 obtuvieron la calificación de muy bien: Medicina General Integral, Microbiología y Parasitología, Psiquiatría, Gastroenterología, Inmunología, Neumología, Medicina Legal y Medicina Natural y Tradicional, que representan el 18,7 % del total de la colección; 23 obtuvieron la categoría de bien, para un 53,4 %; 5 obtuvieron regular para un 11,6 % y 7 se evaluaron de mal, para un 16,3 %.
  • A pesar de estar representadas todas las especialidades dentro del fondo documental existen debilidades relacionadas con el primer indicador en cuanto a la fecha de publicación de las fuentes documentales, ya que el mayor porciento de estas obtuvo una calificación de mal en este aspecto, pues la fecha de edición, en la mayoría de las especialidades, tiene más de 17 años en los libros y más de 11 en las publicaciones seriadas.
  • El indicador relacionado con el tamaño por categorías se comportó de forma similar, por lo que consideraron que también constituye una debilidad dentro de la colección.
  • El 100 % del fondo documental está debidamente procesado y es posible acceder a él mediante las bases de datos bibliográficas de referencia existentes.

Aunque los resultados obtenidos se pueden considerar alentadores en cuanto a la composición del fondo documental, la labor relacionada con su desarrollo debe estar dirigida a lograr un equilibrio continuo entre ellas y las necesidades informativas de los usuarios; a partir de las entrevistas a informantes clave, se conoció que las especialidades más afectadas por su escaso respaldo bibliográfico son:

  • Patología
  • Coloproctología
  • Cirugía Plástica y Caumatología
  • Urología
  • Endocrinología
  • Ortopedia y Traumatología
  • Bioquímica
  • Fisiología

La biblioteca universitaria es establecida, mantenida y administrada para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus programas educativos, de investigación y otros; brinda un servicio clave, de apoyo a la enseñanza o comunicación de dicho conocimiento. Su misión es proveer servicios de información para cumplir los objetivos de la docencia y la investigación de su comunidad.8

El desarrollo de colecciones en las bibliotecas médicas, según Evans,9 se garantiza a través del conjunto de procesos basados en el análisis sistemático de las necesidades de los usuarios, que toman como punto de partida la elaboración y el perfeccionamiento de aquellas políticas que confirman un constante examen de las fortalezas y debilidades de la colección de la biblioteca y las posibilidades de cooperación, para obtener y retener solo las fuentes de información adecuadas para la satisfacción de las necesidades de su comunidad usuaria.

La metodología8 que sirvió como base a la elaboración de los indicadores resulta muy útil para la evaluación de las colecciones pues contribuye a la mejora de los instrumentos de diagnóstico y apoyo a la toma de decisiones, de igual forma, con su aplicación fue posible conocer el tamaño absoluto de la colección, así como el desglose de las especialidades por temáticas, previa consulta con los informantes clave.

Los autores coinciden con González Guitián y Molina Piñeiro10 en que la evaluación debe entenderse como un proceso participativo y transparente de todos los agentes implicados, tanto en la recogida y análisis de la información, como en los resultados obtenidos.

Para lograr disminuir las dificultades en la selección y adquisición de fuentes informativas en todos los soportes, hay que orientar su gestión a fin de dar cobertura a la amplia gama de especialidades de ciencias de la salud existentes en la provincia; establecer una jerarquización y escalonamiento, según el nivel de demanda, en función de los estudios de necesidades informativas realizados periódicamente y el estado actual del fondo documental, y ser rigurosos en la evaluación del nivel de actualización y calidad de los contenidos de las fuentes de información a adquirir, a partir del elevado costo económico que significa para el país comprar este tipo de literatura.

Los resultados obtenidos demandan lo necesario de continuar trabajando en el logro de una adecuada representatividad idiomática de las fuentes de información (español e inglés), que garantice facilidades de uso y no pérdida de rigor científico, a partir de las realidades que en materia de dominio del idioma inglés poseen los usuarios, así como no descuidar la calidad en el procesamiento analítico-sintético de la documentación, que avale la más exhaustiva recuperación de la información y su fácil acceso.

 

CONCLUSIONES

En la evaluación realizada a la colección de la Biblioteca del CPICM-VC, la fortaleza estuvo dada por la composición temática, ya que el total de las especialidades está representado dentro del fondo documental, a pesar de que esta fue evaluada de regular en seis especialidades y una obtuvo la calificación de mal; constituyen debilidades dentro del cubrimiento, el nivel de desactualización, y el tamaño por diversas categorías. En general, ninguna especialidad fue evaluada de excelente, de acuerdo con los indicadores establecidos.

La evaluación del fondo documental de las bibliotecas permite la recolección de la información necesaria para la toma de decisiones acerca de cuáles fuentes adquirir en las bibliotecas del sistema de salud, y la manera más acertada de satisfacer las demandas informativas de los usuarios.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Pérez López A. El desarrollo de las colecciones: un estudio de evaluación en las bibliotecas universitarias españolas [tesis]. Granada: Universidad de Granada; 2001. Disponible en: http://www.ugr.es/~aperez/doc/TesisTabladeContenidos.pdf

2. Pérez López A. El desarrollo de colecciones como modelo de gestión basado en indicadores. I Taller de Indicadores de Evaluación de Bibliotecas; 2007 Dic 3 y 4. La Plata. Argentina: Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación; 2007. Disponible en: http://sedici.unlp.edu.ar/bitstream/handle/10915/26308/Presentaci%C3%B3n.pdf?sequence=1

3. Herrera-Morillas J. L. La Gestión de la colección en las bibliotecas universitarias españolas. Planes y normativas: la selección. Rev Esp Docum Cient [Internet]. 2013 [citado 25 Jun 2014];36(4):[aprox. 20 p.] Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewArticle/818/1014

4. Cañedo Andalia R, Viera Vidal L. Propuesta de política para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas. ACIMED [Internet]. 2001 [citado 25 Jun 2014];9(1):[aprox. 5 p.]. Disponible en: http://scielo.sld.cu/pdf/aci/v9n1/aci111001.pdf

5. Massisimo Sánchez de Boado A. Evaluación de colecciones en las bibliotecas universitarias. Métodos basados en el uso de la colección. An Docum [Internet]. 2002 [citado 25 Jun 2014];(5):[aprox. 17 p.]. Disponible en: http://www.um.es/fccd/anales/ad05/ad0514.pdf

6. Aguado de Costa, A. Gestión de colecciones. Buenos Aires: Alfagrama ediciones; 2011.

7. Miguel S, González C. EvaCol. Guía metodológica para la evaluación de colecciones. [Internet]. La Plata: Universidad Nacional de La Plata: Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación; 2007. Disponible en: http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/i-introduccion-a-la-evaluacion-de-colecciones

8. Sánchez Vignau BS. Desarrollo de colecciones. La Habana: Editorial Félix Varela; 2004.

9. Evans GE. Developing library and information center collections. 3 ed. Littleton, Colorado: Libraries Unlimited; 1995.

10. González Guitián MV, Molina Piñeiro M. Las bibliotecas universitarias: breve aproximación a sus nuevos escenarios y retos. ACIMED [Internet]. 2008 [citado 25 Jun 2014 28];18(2):[aprox. 23 p.]. Disponible en: http://scielo.sld.cu/pdf/aci/v18n2/aci02808.pdf

 

 

Recibido: 2 de octubre de 2014
Aprobado: 31 de octubre de 2014

 

 

Tania Morales Fernández. Centro Provincial de Información de Ciencias Médicas de Villa Clara. Cuba. Correo electrónico: taniamf@infomed.sld.cu

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